Checklist: van voorbereiding tot evaluatie

Waarom dit instrument?

Bij het organiseren van een evenement bent u met veel verschillende dingen tegelijk bezig. Met deze checklist houdt u overzicht.

Wat kost het?

Loop de checklist bij elk overleg langs. Dat kost u elke keer ongeveer 20 minuten.

Wat levert het u op?

Overzicht.

Een festivalweek - de organisatie in 3 fasen

De organisatie van uw festivalweek kunt u opdelen in grofweg 3 fasen: voorbereiding, uitvoering en evaluatie.

Voorbereiding

Planning en begroting

Begin met het maken van een planning en een begroting. Daarmee krijgt u overzicht in tijd en financiën. U weet bijvoorbeeld waar de piekperiodes zitten en kunt daarmee rekening houden in uw agenda, of u kunt in die periode extra mensen inschakelen. Een goed overzicht van inkomsten en uitgaven maakt het mogelijk om een budgetoverschrijding te compenseren met een meevaller op een andere post.

Lees ook: Planning maken.

Bezoeker

Uw bezoeker kennen is essentieel voor het slagen van uw festivalactiviteit. Vraag u het volgende af: wat willen uw bezoekers? Hoe komt u met hen in contact? Kunt u oud-bezoekers of deelnemers betrekken bij uw activiteiten?

Lees ook: Doelgroep bereiken en Doelgroep betrekken.

Locatie

Welke eisen stelt u aan de locatie? Hoe groot moet de ruimte zijn? Welke voorzieningen per ruimte wenst u? Hoe is de centrale entree, heeft u bewegwijzering nodig? Is er voldoende parkeerruimte?

Drukwerk

Het gaat om meer dan alleen de uitnodiging; denk ook aan posters, flyers, badges, bewegwijzering, enzovoort. Maakt u gebruik van de huisstijl van Festival van het Leren of van uw eigen huisstijl?

Aankleding

Hoe wilt u alles vormgeven? Wie heeft u daarvoor nodig? Wat wilt u uitstralen? Heeft u bijvoorbeeld mensen nodig die een decor gaan bouwen, of een bloemist?

Catering

Biedt u de bezoekers iets te eten en te drinken aan? Maakt u gebruik van een professioneel cateringbedrijf? Waar in de ruimte biedt u de catering aan? Biedt u de catering gratis aan of moeten uw bezoekers betalen? Hoe vindt de afrekening plaats? Hoe regelt u servies en bestek?

Entertainment

Wilt u muziek bij binnenkomst of bijvoorbeeld een mimespeler die de bezoekers ontvangt? Of sluit u de activiteit af met een speciaal optreden?

Geschenken en fotografie

Wilt u de bezoekers na afloop iets meegeven? Of is het verstandig een paar dagen na de activiteit nog een persoonlijk bericht te sturen?

Laat u foto's maken tijdens het festival? Door een professioneel fotograaf, of een vrijwilliger? Verspreidt u die na afloop? Wilt u ze later nog gebruiken voor drukwerk?

Logistiek

Hoe vangt u de bezoekers op? Zijn er herkenbare gastheren/-vrouwen? Zijn er piekmomenten waarmee u rekening moet houden? Waar komt wat te staan? Hoe is de route naar de wc's, de keuken of de garderobe? Waar verwacht u dat er rijen ontstaan? Is er dan nog voldoende ruimte voor doorstroming. Waar zitten de nooduitgangen?

Voorzieningen

Is er een bewaakte garderobe? Biedt u kinderopvang? Worden de wc's tussendoor schoongemaakt?

Techniek

Welke techniek heeft u nodig? Bijvoorbeeld licht en geluid, laptops, een beamer of opnameapparatuur. Huurt u hiervoor een specialist in?

Beveiliging en hulpverlening

Laat u iedereen zo maar binnen of is er bewaking? Zijn er voldoende bedrijfshulpverleners aanwezig? (zorg dat er 1 bhv'er op 50 bezoekers is)

Verzekering

Informeer binnen uw organisatie welk verzekeringspakket er is en of er voor de festivalweek een aanvullende verzekering nodig is.

Uitvoering

Op de dag van de uitvoering moet de checklist zijn afgewerkt en gaat u werken met een draaiboek. In het draaiboek staat op welk tijdstip welke actie moet plaatsvinden en wie verantwoordelijk is. De coördinator van het festival bespreekt het draaiboek met alle betrokkenen. Houd de coördinator zo veel mogelijk vrij van uitvoerende taken zodat hij of zij overzicht kan houden over alle subactiviteiten.

Evaluatie

Na afloop van het festival evalueert u met alle betrokkenen (dus ook leveranciers en opdrachtgever). Neem hierin een aantal meetpunten mee. Bijvoorbeeld: wat heeft uw festival opgeleverd? Is er een stijging in het aantal bezoekers geweest ten opzichte van vorige jaren? Is er een stijging in het aantal inschrijvingen geweest ten opzichte van vorige jaren? Hoeveel free publicity heeft het festival gekregen?

De evaluatie is bedoeld om verbeterpunten voor de toekomst te formuleren.

Lees ook: Zin van evalueren en Bezoekersonderzoek.

Gebaseerd op de workshop Organiseren is een kunst van Hyacinth van Emst, ontwikkeld voor de Studiemiddag Festival van het Leren 2009.

Aanmelden nieuwsbrief
Vul uw e-mailadres in om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.


Terugblik Festivaldag 2017
Verslag, Foto's en Presentaties

The Year of Adult Education in Europe 2017
 

Uitnodiging Festival van het Leren 2017 in Baarn
Uitnodiging   &   Programma

Terugblik Festivaldag 2016
Verslag, Foto's, Filmpjes en Presentaties 

Volwasseneneducatie in de 21e eeuw: EAEA Manifest
Download hier de Nederlandse versie

Volg ons op
  



Learn for Life draagt zorg voor de landelijke coördinatie van het Festival van het Leren. © 2017  |  Sitemap