Samenwerken en samen evalueren

Waarom dit instrument?

Festival van het Leren is een uitstekende aanleiding om partnerschappen aan te gaan en zo het educatieve aanbod in de regio te versterken. Op het moment dat u een samenwerkingsverband aangaat, is het goed om al afspraken te maken over de vormgeving van de samenwerking en de evaluatie van de samenwerking. Dit stappenplan helpt u daarbij. Bij iedere stap vindt u een of meer evaluatievragen die kunnen helpen bij het optimaliseren van de samenwerking.

Wat kost het u?

Samenwerken kost in het begin vaak tijd. U moet contacten leggen, bijeenkomsten plannen en alle neuzen dezelfde kant op zien te krijgen. Ook kan het zijn dat u op sommige punten een compromis moet sluiten.

Wat levert het u op?

Een goed samenwerkingsverband levert voor iedereen winst op. De afzonderlijke partijen kunnen elkaar inspireren tot nog betere ideeën. Partijen hoeven niet zelf het wiel uit te vinden, omdat zij gebruik kunnen maken van elkaars kennis en ervaring. Met elkaar versterkt u het educatieve aanbod in de regio. Bovendien kunnen partijen bepaalde kosten delen, zoals huur van locatie, inzet van sprekers, kosten voor promotie, enzovoort.

Bij samenwerken hoort ook samen evalueren. Bij de organisatie van een activiteit zal er in de meeste gevallen sprake zijn van leerpunten. Door die met alle betrokken partijen te evalueren kan het samenwerkingsverband in de toekomst steeds beter functioneren en meer resultaat halen uit de festivalactiviteiten.

Een festivalweek - hoe werk je samen?

Stap 1: Start

Bij de start van een samenwerkingsverband is het belangrijk duidelijkheid te hebben over de gezamenlijke doelen.

  • Wie nemen deel aan het samenwerkingsverband?
  • Het is zinvol verder te kijken dan de usual suspects als roc, bibliotheek en volksuniversiteit. Zijn er in de regio organisaties op het gebied van cultuur, milieu, participatie enzovoort die een belang hebben bij gezamenlijke deelname aan het Festival van het Leren. Bedenk ook of u (ex)cursisten wilt betrekken bij de organisatie van uw activiteiten. Of organisaties die cursisten vertegenwoordigen. En zijn er commerciële partijen die u wilt betrekken bij het festival? Kunnen zij als sponsor optreden?
  • Delen de samenwerkingspartners dezelfde ideeën over het festival?
  • Formuleer met de samenwerkingspartners gezamenlijke uitgangspunten.
  • Formuleer met de samenwerkingspartners gezamenlijke doelstellingen.

Evaluatievragen

  • Was er sprake van gemeenschappelijke ideeën over het doel van het festival?
  • Waren doelen en ambities van tevoren voldoende uitgewerkt?
  • Neemt een van de samenwerkingspartners een leidende rol op zich?
  • Spreek van tevoren af dat alle deelnemende partijen de leidende partij voldoende faciliteren om die rol ook daadwerkelijk te vervullen.

Evaluatievragen

  • Was duidelijk welke partij een leidende en coördinerende rol had?
  • Hoe hebben de andere partijen het leiderschap ervaren?
  • Wees in bijeenkomsten open over verwachtingen en maak duidelijke afspraken. Leg verwachtingen en afspraken vast.
  • Mogelijk is het samenwerkingsverband formeel opgericht en zijn afspraken vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst.

Evaluatievragen

  • Was er van tevoren duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen?
  • Waren de afspraken die in de aanloop naar het festival zijn gemaakt, voldoende duidelijk?
  • Als er sprake was van een formeel samenwerkingsverband, hoe hebben de partijen dat ervaren?

Stap 2: Hoe gaat de groep aan het werk?

  • Formuleer doelstellingen in termen van deadlines en meetbare doelen. Doelen begrenzen het festival en geven richting aan de activiteiten die u wilt organiseren.
  • Maakt u gebruik van externe financiers, ga dan van tevoren na welke doelen zij hebben met het festival.

Evaluatievragen

  • Welke doelstellingen zijn er geformuleerd?
  • Bleken deze doelen haalbaar in de praktijk?
  • Zijn de doelen tussentijds aangepast? Zo ja, waarom?
  • Zijn de doelen bereikt?

  • Bespreek van tevoren wie welke rol op zich neemt en welke taken daarbij horen.
  • Stel taakgroepen in, deze kunnen de effectiviteit van het samenwerkingsverband vergroten.

Evaluatievragen

  • Is er gewerkt met taakgroepen?
  • Hoe hebben de deelnemers dit ervaren?
  • Hebben de taakgroepen hun doelen gehaald?

  • Stel vast welk budget u beschikbaar heeft.
  • Mogelijk moet u fondsen werven. Ga na welke contacten er zijn binnen het samenwerkingsverband.
  • Maak duidelijke afspraken over de financiële verantwoording. Dit bevordert de transparantie.

Evaluatievragen

  • Hoe was het budget opgebouwd?
  • Was er van tevoren een begroting opgesteld?
  • Was deze begroting haalbaar?
  • Was het budget voldoende voor de organisatie van de activiteiten?
  • Waren de financiële afspraken voldoende duidelijk voor alle partners?
  • Was er voldoende transparantie in de uitgaven?

Stap 3: Wat gaat de groep doen?

Is er eenmaal overeenstemming over de activiteiten die het samenwerkingsverband wil organiseren tijdens het Festival van het Leren, leg die dan vast in een plan.

  • Welke acties moeten worden ondernomen om een activiteit tot stand te brengen?
  • Koppel deze acties aan mensen en maak een planning waarin alle acties zijn opgenomen: het activiteitenplan.

Evaluatievragen

  • Hebben alle partijen zich aan de planning en taakverdeling uit het activiteitenplan gehouden?
  • Heeft het activiteitenplan bijgedragen aan de organisatie van het festival?

  • Hoe gaat u communiceren over het festival? Ontwikkel een communicatieplan waarin u het volgende vastlegt:

                1. Doelstellingen
                2. Doelgroep
                3. In te zetten middelen

  • Breng uw netwerk in kaart en bekijk hoe u dat kunt inzetten in uw communicatie.

Evaluatievragen

  • Heeft u een communicatieplan ontwikkeld?
  • Had u een juist beeld van uw doelgroep?
  • Hoe heeft u de communicatie afgestemd op de doelgroep?
  • Heeft u de doelgroep voldoende bereikt?
  • Welke media heeft u ingezet?
  • Hebben de media uw boodschap opgepikt?

Lees ook: Communicatieplan.

Stap 4: Evalueren

Stel van tevoren vast of en hoe u het festival gaat evalueren.

  • Welke criteria moeten in de evaluatie aan de orde komen?
  • Hebben externe financiers eisen gesteld op het gebied van evaluatie?
  • Behalve evaluatiecriteria die betrekking hebben op het festival (aantal en soort activiteiten, aantal bezoekers, media-aandacht), kunnen criteria worden afgesproken om de samenwerking binnen de groep te evalueren (afspraken nakomen, budget, marketing).
  • De groep kan ook bijkomende resultaten van de samenwerking benoemen: blijft de groep na het festival samenkomen?

Evaluatievragen

  • Heeft deze evaluatie informatie opgeleverd waardoor de groep een volgend festival beter of anders kan organiseren?
  • Welke onderdelen werden als succesvol ervaren en welke onderdelen kunnen in de toekomst beter?
  • Is er sprake van samenwerking die ook buiten het festival vorm en inhoud krijgt?

Het Grundtvigproject ALWE (Aldult Learners' Week Evaluation) ontwikkelde dit stappenplan voor de opzet en evaluatie van een partnerschap van startende lokale festivalgroepen en voor groepen die onderlinge samenwerking een nieuwe impuls willen geven. Dit stappenplan is beschikbaar gesteld door Learn for Life en FlevoMeer Bibliotheek Dronten.

Aanmelden nieuwsbrief
Vul uw e-mailadres in om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.


Terugblik Festivaldag 2017
Verslag, Foto's en Presentaties en Impressie Workshop Toppers en Genomineerden

The Year of Adult Education in Europe 2017
 

Uitnodiging Festival van het Leren 2017 in Baarn
Uitnodiging   &   Programma

Terugblik Festivaldag 2016
Verslag, Foto's, Filmpjes en Presentaties 

Volwasseneneducatie in de 21e eeuw: EAEA Manifest
Download hier de Nederlandse versie

Volg ons op
  



Learn for Life draagt zorg voor de landelijke coördinatie van het Festival van het Leren. © 2017  |  Sitemap