Een planning maken: handvatten

Waarom dit instrument?

Met een planning maakt u inzichtelijk hoeveel tijd en capaciteit u nodig heeft om een bepaalde prestatie te leveren. Bijvoorbeeld een festivalactiviteit. Een planning van een project hangt onder andere af van de doelen die u wilt bereiken, de middelen die u tot uw beschikking heeft en de capaciteit die er voor het project zijn gereserveerd (voert u het project alleen uit, of heeft u hulp van collega's?). U vindt hier dan ook geen standaardplanning die u één op één kunt inzetten voor uw festivalactiviteiten. Wel vindt u hier een aantal handvatten die u kunnen helpen bij het opstellen van een persoonlijke planning.

Wat kost het?

Een planning opstellen vraagt tijd en aandacht. Vraag aan alle betrokken personen hoeveel tijd zij denken nodig te hebben om een bepaalde taak te vervullen en hoeveel capaciteit ze kunnen reserveren. Dat geldt ook als u externe capaciteit inhuurt, bijvoorbeeld een fotograaf, een ontwerper of een cateringbedrijf.

Een werkbare planning is up to date. Bij iedere wijziging in het traject stelt u de planning dus bij. Ook dat kost tijd en vraagt enige discipline. Vergeet niet om regelmatig de actuele planning door te geven aan alle betrokken partijen, ook aan externen die u inhuurt.

Wat levert het u op?

U krijgt grip op de werkzaamheden. U maakt inzichtelijk wanneer u moet starten met de werkzaamheden zodat u de deadline kunt halen en tijdens het Festival van het Leren met een mooi uitgewerkt programma voor de dag kunt komen.

Een festivalweek - hoe maakt

u de planning?

Wat is plannen?

Het organiseren van een festivalactiviteit is een project: een grote klus. Hak deze grote klus op in kleinere klussen en hang aan elk van die klussen een tijdpad: de planning.

Plannen is eigenlijk niets meer dan bepalen hoeveel tijd en middelen nodig zijn om een bepaald resultaat te bereiken. De 2 belangrijkste trucs voor een goede planning:

  • 1. Begin achteraan (met het eind voor ogen - uw doel)
  • 2. Denk in tastbare zaken, niet in activiteiten.

Begin achteraan

Achteraan beginnen, dat wil zeggen: stel vast wanneer een taak succesvol is. Een wervingsplan is bijvoorbeeld succesvol geweest als het ledenbestand van de bibliotheek is toegenomen met 2,5%. Daarmee stelt u uw doel vast.

Denk tastbaar

Heeft u vastgesteld wanneer uw activiteit succesvol is, bedenk dan welke zaken daarvoor moeten zorgen. Dat betekent dat u voor uzelf zo tastbaar mogelijk omschrijft wat u gaat opleveren om uw doel te bereiken. Tastbaar betekent: concreet beschrijven wat de taak inhoudt. Bijvoorbeeld om het ledenbestand van de bibliotheek uit te breiden:

Niet:

  • Leden werven
  • Website updaten

Beide todo's zijn niet concreet genoeg: hoe gaat u werven? Wat moet er worden geüpdate?

Wel:

  • Folderen tijdens markten en braderieën
  • Gratis rondleidingen geven in de bibliotheek tijdens de festivalweek
  • Prijzen verloten onder bezoekers van de bibliotheek tijdens de festivalweek
  • Website bevat duidelijke contactgegevens, juiste openingstijden, informatie over abonnementen, informatie over de collectie, mogelijkheid tot vragen stellen.

Nu zijn de resultaten concreet gemaakt. U weet precies wat u gaat doen.

En nu echt plannen

De kunst van plannen is dus eigenlijk het opdelen van het einddoel in behapbare tussenresultaten. Deze tussenresultaten vertaalt u naar de activiteiten die nodig zijn om dit resultaat te bereiken. Deze activiteiten zet u vervolgens uit in de tijd. Daarbij moet u goed in de gaten houden of u alles zelf in de hand hebt of dat u ook andere zaken of personen nodig hebt.

Hieronder 9 vragen die kunnen helpen bij de planning:

  • 1. Wat is uw doel?
  • 2. Wat gaat u opleveren? (resultaten)
  • 3. Welke activiteiten gaan daarvoor zorgen?
  • 4. Wat heeft u daarvoor nodig? (randvoorwaarden/afhankelijkheden)
  • 5. Wanneer moet het resultaat worden opgeleverd (om bij te dragen aan het doel)?
  • 6. Wat is het benodigd aantal werkuren/-dagen voor de betreffende activiteit?
  • 7, Is er een interne of externe afhankelijkheid (bijvoorbeeld een drukker), zo ja wat is hiervan de doorlooptijd/opleverdatum?
  • 8. Hoeveel werkuren/-dagen zijn er beschikbaar in een periode (dat is de doorlooptijd)?
  • 9. Wat kan er misgaan en hoeveel tijd (of geld) kost het om dit weer in orde te krijgen?

Als u al deze vragen heeft beantwoord, kunt u heel gemakkelijk uitrekenen wanneer u met bepaalde activiteiten moet beginnen om het resultaat op tijd te bereiken. Zodat deze weer voldoende kan bijdragen aan het doel. Zoals gezegd werkt u van achteren naar voren. Om het bovenstaande wat concreter te maken een voorbeeld.

Voorbeeld: festivalflyers ontwikkelen en verspreiden

Wat is het doel?

  • Alle inwoners van gemeente X weten wat het roc organiseert tijdens het Festival van het Leren.
  • Wat gaat u opleveren (resultaten)?
  • Een herkenbare flyer met daarop het programma van de festivalweek.
  • Welke activiteiten gaan daarvoor zorgen?
  • Inhoud afstemmen met afdelingen educatie en communicatie; inhoud ombuigen naar aantrekkelijk programma, vormgever briefen, offertes opvragen bij drukkers, afspraken met verzendhuis over verspreiding, drukklare bestanden leveren, drukwerk verzenden.
  • Wat heeft u daarvoor nodig (randvoorwaarden/afhankelijkheden)?
  • Een programma voor het festival (input), collega's die binnen gestelde tijd tekst leveren en kunnen reageren, vormgever die huisstijl roc kent, logo Festival van het Leren.
  • Wanneer moet het resultaat worden opgeleverd (om bij te dragen aan het doel)?
  • Zoals u zult begrijpen zit er bij het opleveren van de resultaten een bepaalde volgordelijkheid. Voor het gemak staan ze onder punt 3 in de goede volgorde. Als u in de week vóór het festival de flyers verspreid wilt hebben, kunt u goed terugrekenen hoeveel tijd er is voor de verschillende werkzaamheden en wanneer u dus moet beginnen. Houdt u rekening met de vakantieperiode voorafgaand aan het festival en met de tijd die de drukker nodig heeft.
  • Wat is het benodigd aantal werkuren/-dagen voor de betreffende activiteit?
  • Input vergaren over het programma (gesteld dat de activiteiten al zijn bedacht): overleg van 2 uur. Verwerken input naar wervende tekst en aantrekkelijk programma: 3 uur. Reacties verzamelen van verschillende collega's: 2 dagen. Verwerken reacties en accordering flyertekst: 2 dagen. Briefen vormgever en aanleveren kopij en logo's betrokken partijen: 1 dag. Ontwikkelen vormgeving: 2 dagen. Reageren afdeling communicatie: 1 dag. Ontwikkelen definitieve versie: 1 dag. Akkoord vormgeving: dagdeel. Klaarmaken drukklare bestanden en aanleveren bij drukker: 1 dag. Drukken, snijden, afwerken: 2 weken. Aanleveren bij verzendhuis: 1 dag. Verzenden naar alle adressen in gemeente X: 1 dag.
  • Is er een interne of externe afhankelijkheid, zo ja wat is hiervan de doorlooptijd/opleverdatum?
  • De tijd die de vormgever nodig heeft is enigszins beïnvloedbaar als u van tevoren duidelijke afspraken maakt. Toch geldt er een minimum aan tijd, afhankelijk van zijn ervaring en kennis van de gebruikte huisstijl.
  • De drukker moet u op tijd inplannen. Dan nog geldt er vaak een minimum van 2 weken, afhankelijk van de hoeveelheid kleuren, formaat, wel of niet dubbelzijdig drukken, enzovoort.
  • Hoeveel werkuren/-dagen zijn er beschikbaar in een periode (de doorlooptijd)?
  • Als u met alle betrokken partijen duidelijke afspraken maakt en rekening houdt met ruime tijd om te reageren en verwerken, geeft dat de volgende doorlooptijd:
  • Dag 1: inhoudelijke bijeenkomst
  • Dag 2: uitwerken foldertekst, eind dag 2: aanleveren tekst bij betrokken personen
  • Dag 3 en 4: betrokkenen reageren
  • Dag 5: verwerken reacties
  • Dag 6: inhoudelijk akkoord
  • Dag 7: input en briefing aanleveren bij vormgever
  • Dag 8 en 9: ontwikkelen eerste vormgevingsconcept
  • Dag 10: reactie afdeling communicatie
  • Dag 11: definitieve versie
  • Dag 12: akkoord
  • Dag 13: drukklaar maken bestanden, aanleveren bij drukker
  • Dag 14-28: drukken, snijden, afwerken
  • Dag 29 aanleveren bij verzendhuis
  • Dag 30: verzenden drukwerk
  • Als u voorgaande bekijkt, ziet u dat de volgorde waarin u de deeltaken uitvoert van invloed is op de doorlooptijd. Daarnaast ziet u dat u niet altijd al uw gereserveerde tijd effectief kunt besteden.
  • Wat kan er misgaan en hoeveel tijd (of geld) kost het om dit weer in orde te krijgen?
  • Denk hierbij aan uitval van collega's door ziekte, fouten in de proeven, een misdruk.
  • Neem alleen realistische risico's op.

Valkuilen

Het doel wordt (als het goed is) bereikt door resultaten; resultaten zijn dus geen onderdelen van het doel. Vaak is het ene resultaat weer input voor het volgende resultaat. Houd rekening met deze afhankelijkheid.

Maak goed onderscheid tussen zaken die u kunt versnellen door er harder aan te werken (effort driven) en zaken die een doorlooptijd hebben waaraan niet te morrelen valt (time driven), bijvoorbeeld drukwerk. Een bekende uitspraak binnen projectmanagement is dat negen vrouwen niet in één maand een baby kunnen maken.

Tot slot

Deel uw klus of project op in zo klein mogelijke stukjes en plan deze in. Zo voorkomt u dat u wordt overweldigd door de hoeveelheid werk en u er 'geen gat meer in ziet'. Door de klus op te delen in kleine taken houdt u de voortgang erin.

Model voor planning

  • Beschrijf de werkzaamheden zo nauwkeurig mogelijk.
  • Maak iedereen verantwoordelijk voor zijn eigen deeltaak, maar houd als coördinator de voortgang in de gaten.
  • Overleg met de betrokken medewerker hoeveel uren er in welke week van zijn capaciteit gevraagd worden.
  • Benoem iedere medewerker in de planning.
  • Maak duidelijk wat de uiteindelijke deadline is en gebruik die deadline als uitgangspunt bij het opstellen van de planning.




Gebaseerd op een artikel van Jan Kok, gepubliceerd op Contentgirls.nl

Aanmelden nieuwsbrief
Vul uw e-mailadres in om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.


Terugblik Festivaldag 2017
Verslag, Foto's en Presentaties en Impressie Workshop Toppers en Genomineerden

The Year of Adult Education in Europe 2017
 

Uitnodiging Festival van het Leren 2017 in Baarn
Uitnodiging   &   Programma

Terugblik Festivaldag 2016
Verslag, Foto's, Filmpjes en Presentaties 

Volwasseneneducatie in de 21e eeuw: EAEA Manifest
Download hier de Nederlandse versie

Volg ons op
  



Learn for Life draagt zorg voor de landelijke coördinatie van het Festival van het Leren. © 2017  |  Sitemap